¿Te gustaría mejorar tus emails para tener más éxito en la promoción de tus servicios profesionales a las empresas? ¿Emails que tus clientes abran, lean y no duden en ponerse en contacto contigo para más información sobre cómo los puedes ayudar a solucionar sus problemas?
Crear un email es algo tan sencillo que te preguntarás para qué estoy escribiendo un artículo sobre este tema, ¿no? No te equivoques el hecho de que sea fácil escribir un email no implica que este sea efectivo, es más, puedes meter la pata y crear un problema si no comunicas lo que realmente quieres decir.
Pero antes quiero recordarte que si deseas mejorar tu redacción comercial online y atraer empresas y oportunidades de negocio de calidad a las que puedan interesar tus servicios profesionales sin necesidad de hacer puerta fría te invito a que adquieras mi libro Copywriting para Consultores.
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Son muchos los profesionales que como tú envían emails a personas que no conocen de manera inconsciente y sin prestar mucha atención a su contenido y a la forma en que lo han redactado. Y lo que es peor; sin estrategia. Eso es un grave error.
Cuando envías un email no hay vuelta atrás y tiempo perdido no vuelve. Por eso es tan importante prestar atención a los detalles para dejar un buen sabor de boca en nuestro prospecto o cliente. Y sobre todo de que pase a la acción. De esta forma siempre tendrás más posibilidades de venderle o bien de mantener la relación con esa persona.
¿Cuántas veces has recibido un email con un párrafo que parecía interminable? De verlo te da pereza leerlo. Eso te pasa a ti y también a tu cliente. Por eso es tan importante que tu comunicación sea efectiva. No pasa un día que no reciba estos emails que hacen que se me pongan los pelos de punta. ¡Qué horror, con la de cosas que tengo que hacer y ahora este email!
Pues bien, hoy me gustaría hablarte de la redacción del perfecto email para captar la atención de la persona que lo recibe y no acabes en la bandeja de basura por pesado, o simplemente enviando un mensaje incorrecto y que no ayuda en absoluto a la comunicación con tu cliente.
Lo primero es lo primero por lo que nunca me cansaré de repetirte que en los formatos digitales las personas escanean, no leen. ¿Y esto qué significa? Pues que no puedes escribir a tu cliente como si fuera un escrito formal. En absoluto. Debe ser una comunicación directa, fluida, sencilla y eficaz.
Debes ser mucho más específico y directo además de haber estudiado bien el motivo de esta comunicación.
Por favor, quiero que esto se fije en tu mente: las personas en los medios digitales escanean, no leen. Pónselo fácil a tu cliente.
El email es la herramienta de comunicación más efectiva y que muchas veces olvidamos cuidar y desarrollar unas buenas prácticas. Los emails cierran ventas, recuérdalo siempre.
A continuación te detallo una serie de pasos que deberás tener en cuenta en la comunicación vía email con tus clientes y dispares tus ventas de tus servicios y formaciones. No te saltes ninguno, no son independientes, van unidos.
1.- La educación ante todo
Una aspecto que veo de manera muy recurrente es la falta de corrección a la hora de dirigirnos a un potencial cliente. Con el uso de la tecnología y los «vicios» con la mensajería instantánea se ha perdido un buen comienzo de email. Respetuoso. Con educación no me refiero a “Excelentísimo Señor» ni nada por el estilo sino a buenos días, buenas tardes. Educación. No pleitesía.
Ejemplos.
- Buenos días, Antonio
- Buenas tardes, Señora Pérez (dependiendo de nuestra cercanía y confianza con esa persona)
- Estimado/a Juan
- Hola, Alicia (si ya tienes confianza con esta persona)
Los formalismos estilo “con la presente” ya están pasados de moda. Ni se te ocurra escribirlos a no ser que tu comunicación esté dirigida a un sector casposo y rancio como es la abogacía o política (amantes de la retórica insulsa y sin contenido).
Habla como una persona del S. XXI no como un caballero de la Corte de Fernando VII.
Incluye el nombre de la persona. Conectarás más rápido con ella. Termina también el email con su nombre. No olvides que su nombre es el sonido más dulce para cualquier persona.
2.- La presentación y ubicación
Si es la primera vez que te pones en contacto con esa persona trata de describir quién eres y, si no te conoce, refréscale la memoria. En una frase breve. Haz que se ubique rápido.
Te pongo un ejemplo.
«Estimado Antonio.
Mi nombre es Alicia Garrido, nos conocimos en las jornadas sobre inversión de la Cámara de Comercio de Madrid, ¿me recuerda? Tuvimos una conversación muy interesante sobre … (el problema urgente que solucionas).»
En caso de que hayas conocido a esa persona en algún evento de networking o por mediación de un conocido en común menciona ese evento o persona de tal manera que puedas refrescarle la memoria y fijar tu nombre a su mente. Además, podrás anclarte en lo que en marketing se llama «endoso», es decir, utilizar la reputación de ese evento o persona para generar credibilidad y respeto.
Esta parte es de las más importantes ya que debes posicionarte en su mente. Una vez que has llamado la atención de tu prospecto con tu asunto es hora de ubicarlos mentalmente para generar confianza y credibilidad y que siga leyendo.
En psicología social se ha estudiado que tu posicionamiento como profesional afectará al proceso de influencia y persuasión de manera directa. Así que no te olvides.
3.- Objetivo del email
Cuando te dirijas a un potencial cliente por email deberías tener muy claro el objeto de esa comunicación. ¿Qué quieres conseguir con ese email? ¿qué deseas que haga una vez lo haya leído?
Escribe lo justo y necesario para completar ese objetivo. Ni más ni menos. Cíñete a ello. No olvides que tu cliente tiene cientos de emails que leer y no hay nada más agradable que recibir un email claro y directo.
Antes incluso de escribirlo tienes que tener muy claro cuál será el siguiente paso que debes dar. Es clave que ese email sea parte de un sistema de marketing digital y automatización de ventas. No debe ser un elemento aislado sino una pieza de tu «máquina de hacer clientes.»
¿Qué objetivos puedes establecer en tu email?
- Que se descarguen un imán de prospectos para posteriormente hacerle seguimiento con email marketing.
- Que te respondan al email solicitándote una cita.
- Que llamen a un teléfono y hablen con alguien.
- Cualquier otro objetivo que hayas definido.
Hay infinidad de objetivos posibles, eso sí, debe ser una parte de tu sistema de marketing digital y automatización de ventas. Recuerda que tú como consultor debes enfocarte en crear una máquina de atracción de clientes que trabaje sin estar tu delante.
4.- Asunto del email
Dentro de esa comunicación con nuestro cliente debes poner bien claro el asunto del email con el objetivo de que lo abra. No queremos otra cosa. Simplemente que haga clic ahora, no lo deje para después. El después no llega nunca.
Tu asunto debe apelar a motivaciones humanas tanto innatas como adquiridas, es decir, a aquello que nos activa para tomar acción.
¿Cuáles son las motivaciones innatas? El hambre, la sed, dormir, el sexo, el descanso, el miedo, y muchas otras más.
¿Cuáles son las motivaciones adquiridas? Aquellas que son fruto de nuestra evolución como ser humano y de la interacción social y cultural. Logro, poder, importancia, etc.
Ejemplos de asuntos
- NUEVA Tarifa 2014 (en este caso apelamos a la novedad, algo que activa al ser humano).
- Asuntos PENDIENTES (con la palabra PENDIENTES apelamos al miedo a perder algo importante).
- A su empresa podría ocurrirle. En este caso apelamos al miedo y a las seguridad.
- Le podría interesar. Es interesante.
Juega con las mayúsculas, los signos (sin pasarte) para llamarle la atención y así evitar que no abra tu email. Sé conciso, intenta que a esa persona le quede claro de que va tu email con el asunto desde el primer vistazo. Así podrá tomar la decisión de leerlo urgentemente o dejarlo para otro momento en que esté más tranquilo.
Lo primero que miramos cuando recibimos un email es el remitente y el asunto. Esto hará que lo leamos ahora o lo dejemos para luego (corriendo el riesgo de no leerlo).
Mi recomendación es que el asunto sea natural, como el que recibiría tu potencial cliente en su día a día con sus trabajadores y proveedores. No puedes parecer comercial. Recuerda que las personas no queremos recibir información comercial aunque la necesitemos.
5.- Beneficios Vs Características
Estos son dos conceptos que debes controlar muy bien a la hora de promocionar tus servicios en tus emails. Las características definen el carácter propio o específico de algo, mientras que el beneficio es el provecho, uso o ganancia que obtenemos de ese algo.
Conceptos muy pero que muy diferentes. No es lo mismo la característica de tu servicio que el beneficio que aporta. Tu cliente solo te comprará movido por beneficios nunca características. Las características informan, pero los beneficios venden.
Recuerda, las características informan; los beneficios venden. No lo olvides. Imagina por un momento que promocionas tus servicios como consultor de calidad para empresas agroalimentarias.
¿Cuáles son sus características? Implantación y mantenimiento de un sistema de calidad para conseguir la certificación ISO 9001, por ejemplo.
¿Cuáles son sus beneficios?
Con la certificación ISO 9001 podrás entrar a vender a grandes cadenas de alimentación y aumentar los beneficios de tu empresa.
¿Ves la diferencia? Una cosa es la característica de ese servicio (lo que consigue a nivel objetivo) y otra lo que aporta a tu cliente a nivel emocioanl. Esos son los que venderán tu servicio. Eso sí, tienes que decirlo de lo contrario no lo sabrán. Ese beneficio es el que quiere leer tu cliente. Ponlo bien clarito en todo lo que comuniques en Internet.
6.- El diseño importa
El diseño si importa, pero cuidado, no me refiero a que este sea espectacular sino a que no pongas absolutamente nada en él. Estamos enviando un mensaje, nada más. Céntrate en las palabras y olvídate del resto.
Omite fondos que no sean en blanco, logos inmensos, fotografías a pie de página, etc. Es una comunicación escrita y tu único objetivo es enviar un mensaje. Las personas vendemos por las palabras y con el uso de ellas. Haz que lo importante sean estas y olvídate del diseño.
Además, vuelvo a repetirte, cuanto menos parezca un email comercial mejor que mejor. Nuestro cerebro cataloga el diseño como «me van a vender algo». Es así, la publicidad es diseño y nosotros no queremos que nuestro mensaje parezca publicidad.
Uno de los aspectos fundamentales de un email es el espaciado. Para facilitar la lectura del receptor de tu email haz buen uso de los espaciados. Utiliza frases cortas y espaciadas entre ellas con el único objeto de hacer más agradable la lectura.
Siempre recomiendo frases cortas. Las personas logramos retener la información por bloques. Cuanto más larga es una frase más posibilidades hay de que el principio de esta se olvide.
Uno de tus objetivos es que los datos claves queden claros. Utiliza aquello que destaque esos datos, palabras, beneficios de tu propuesta que harán que tu cliente tome decisiones.
7.- La firma de tu email
La firma es la parte final donde pones tus datos de contacto, tu nombre, empresa, etc.
Puedes aprovechar ese lugar para poner algún enlace interesante, por ejemplo a tu blog profesional y sitio web, perfil de LinkedIn. No abuses de ellos. Hazlo de forma estratégica. Es el lugar perfecto para poner un enlace a tu página de prospección donde descargarse un imán de prospectos o lead magnet.
Es una magnífica ocasión para promocionar cualquier asunto que creas interesante para tu lector. La firma es uno de los elementos más importantes de tu email. En esta firma debe aparecer tu PUV o Propuesta Única de Venta o Valor, es decir, aquello que te hace diferente a la competencia y por la que tu cliente elige trabajar contigo. Fundamental.
8.- Pasar a la acción
Un buen email que siga manteniendo conversaciones siempre debes definir qué debe hacer el receptor una vez lo haya leído.
¿Debe responderte? ¿Debe leer tu propuesta?
Un buen correo comercial debe llevar a la acción a tus potenciales clientes. Invítalos a que te respondan, se descarguen algo en concreto, vayan a una página en particular. Lo que sea que te hayas propuesto.
Un email que no tenga un llamado a la acción al final está tirando muchos clientes ya que no dices claro qué debe hacer tu prospecto tras recibirlo y leerlo. Es sabido que si no das una orden clara las conversiones a la acción son menores que si lo indicas claramente.
Por ejemplo: Le invito a que haga clic ahora en este enlace para descargar sin costo el reporte «Los 11 errores claves que repelen huéspedes de su hotel». Sus ganancias se lo agradecerán.
9.- La ortografía y gramática
Para terminar muy importante: cuida la ortografía y la gramática. Una falta de ortografía deja un pésimo sabor de boca y más ahora. En estos tiempos. Cuando es fácil pasar el corrector ortográfico mientras escribes.
Darás una pésima imagen y no olvides que en la venta de servicios de alto valor todo es PERCEPCIÓN. Si te perciben como «mediocre» no puedes posicionarte como el experto que deseas.
Intenta comunicar tus ideas de una forma sencilla, usa palabras fáciles de entender y comprensibles para el nivel comunicativo del receptor de tu mensaje. No te las des de chico culto, no es el momento.
Un profesional tiene una escritura cuidada, fluida, con conceptos claros y verbos de acción. Se nota claramente cuando alguien no sabe del tema porque las frases son dubitativas con conceptos que no conectan bien. Tu cliente no es ignorante en el tema, es sabe muy bien lo que necesita, así que no tires por tierra lo que hace a un consultor élite.
Plan de acción
Y ahora, para terminar me gustaría mostrarte mi plan de acción para los próximo meses.
- ¿Eres educado con tus emails?
- ¿Incluyes una firma en tus emails que venda tus servicios y te posicione en el mercado?
- ¿Pasas siempre el corrector ortográfico o no?
- ¿Dejas claro que debe hacer tu prospecto o cliente después de leer tu email?
- ¿Destacas aquellas palabras y frases que marcan la diferencia en tu mensaje?
- ¿Tu email se centra en beneficios y en lo que tu cliente va a ganar?
- ¿Tienes claro cuáles son las objeciones por las que tus potenciales clients no tomarán acción una vez que reciban el email? ¿Las has salvado?
No olvides que en la promoción y venta de tus servicios como consultor todo es comunicación y percepción. No dejes que tus palabras tiren por tierra tu negocio.
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